Registros de tiempo verificables (VTR, por sus siglas en inglés)
Aquí le explicamos cómo y por qué debería mantener registros de tiempo precisos y verificables (VTR).
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Resumen
Si mantiene registros de tiempo verificables (VTR), podría pagar menos. En la mayoría de los casos, si tiene más de una clasificación en su póliza de seguro y sus trabajadores cambian de funciones entre esos códigos de clase, puede usar los VTR para separar la nómina de los trabajadores y reportarla en más de una clasificación en el informe de nómina. Esto puede reducir su prima.
Si no mantiene VTR, podría pagar más. Las reglas administrativas de Oregon requieren que declare los salarios bajo la clasificación con la tarifa más alta para cualquier parte de las funciones del trabajador si decide no mantener VTR. Esto puede aumentar su prima.
Cómo mantener registros de tiempo verificables (VTR)
No se aceptarán porcentajes o proporciones estimadas
Los registros de tiempo verificables deben estar respaldados por anotaciones originales de otros registros. Esto incluye, pero no se limita a, tarjetas de tiempo, calendarios, planificadores, registros diarios preparados por el trabajador o por su supervisor o gerente directo.
Registre con precisión y de manera oportuna
Registre el total de horas diarias trabajadas en cada código de clase de trabajo para cada trabajador que desempeñe funciones en más de una clasificación. También puede usar otra base para el seguimiento del tiempo, como diaria, semanal o mensual, si así lo prefiere. Crea los registros de tiempo en el momento en que se realiza el trabajo o lo más cercano posible a ese momento.
Los trabajadores asalariados deben registrar su tiempo
Los trabajadores asalariados que trabajen en más de un código de clase también deben llevar registros de tiempo. Convierta su salario a un sueldo por hora, día, semana, mes o año.
Elección personal y propietarios cubiertos
Si al propietario se le asignan más de una clasificación, debe mantener registros de tiempo verificables (VTR) o reportarlo bajo la clasificación con la tarifa más alta.
Incluya una descripción del trabajo realizado
Los registros deben incluir una descripción del trabajo correspondiente a cada código de clase utilizado. Nota: los registros que requieran explicación o interpretación adicional no se consideran verificables.
Sume y convierta en dólares de nómina de paga
Sume el tiempo trabajado en cada código de clase durante un período de pago determinado y convierta ese tiempo en dólares de nómina por clasificación.
Prorratee la nómina sin un código de clase
Prorratee la nómina correspondiente a días festivos, bonificaciones no excluibles y pago por enfermedad entre los diferentes códigos de clase aplicados a cada trabajador. Haga lo mismo con todas las demás formas de nómina que no se apliquen directamente a un código de clase específico. Si no prorratea, deberá asignar esa nómina al código de clase con la tarifa más alta aplicado al trabajador. Muchas empresas utilizan software de seguimiento de tiempo para ayudar a mantener registros de tiempo verificables.
Consulte un registro de tiempo verificable en blanco
Descárgelo en formato PDF o Word. El formato en este documento de muestra es una sugerencia, no un requisito.
Consulte Oregon Administrative Rule (la regla administrativa de Oregon) 836-042-0060 para más información. Vea a la sección 0600 para aprender más sobre la división de la nómina de los trabajadores individuales.
Empleadores agrícolas
Los empleadores con el código de clase 0083 deben mantener registros de tiempo verificables. Tenga en cuenta que no se permite prorratear la nómina por superficie (acres) para el manejo de ganado bajo el código de clase 0083.
Cómo dividir los salarios de los trabajadores agrícolas por código de clase
Los empleadores agrícolas con múltiples códigos de clase pueden dividir los salarios de los trabajadores de una de dos maneras (pero deben usar el mismo método para todos los trabajadores):
- Por superficie o área: calcule el porcentaje del total de la tierra agrícola que ocupa cada tipo de cultivo.
- Por horas: lleva registros de cuántas horas dedica cada trabajador a cada tipo de cultivo o actividad.
Si no mantiene registros de tiempo, debe usar el método de superficie o área:
- Sume la tierra para cada tipo de cultivo.
- Divida la superficie de cada cultivo entre la superficie total de la finca (incluyendo pastizales y áreas de pastoreo).
- Multiplique este porcentaje por la nómina total para determinar cuánto reportar por cada tipo de trabajo.
Aviso legal: esta información tiene como objetivo ayudarle a cumplir con sus requisitos de reporte de nómina de manera precisa y sencilla. Aunque se hace todo lo posible para asegurar que esta información sea exacta, completa y actualizada, SAIF no hace ninguna representación expresa ni implícita sobre la precisión, integridad, actualidad, fiabilidad o idoneidad de la información en un momento dado o para cualquier propósito. Debe confirmar de manera independiente los requisitos actuales de reporte de nómina en las fuentes principales: los estatutos revisados de Oregon (Oregon Revised Statutes), las reglas administrativas de Oregon (Oregon Administrative Rules) y los manuales publicados por el consejo nacional de seguros de compensación (National Council on Compensation Insurance, NCCI).