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Presenta el reporte de tu nómina de sueldos

¿Tienes preguntas sobre algo en esta sección? Envíanos un mensaje electrónico  (emailsaifinfo@saif.com o llámanos al 800.285.8525. 

Cómo presentar el reporte de nómina de sueldos

Cómo y dónde presentar el reporte de nómina de sueldos, y también cómo componerlo e imprimirlo para tus archivos.

Accede tu cuenta para presentar el reporte de nómina de sueldos. O envíalo por:

  • Fax: 503.584.9807
  • Correo postal: SAIF, 400 High Street SE, Salem, OR 97312

Sugerencias para presentarla:

  • Exclusiones por COVID-19. Excluye sueldo por suspensión laboral y sueldo por ausencia administrativa relacionada a la pandemia.
  • Formulario para presentar el reporte de nómina de sueldos. Al final de cada periodo para presentar el reporte de nómina de sueldos, te enviaremos un formulario para presentar el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) "sujeta" para cubrir a los trabajadores.
  • Fecha de entrega. Por favor, entrega el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) a SAIF para la fecha de entrega, junto con cualquier saldo que debas. Si no lo haces, tu cobertura puede ser cancelada, o estará en peligro de cancelación.
  • Cantidades redondeadas. Por favor, redondea las cantidades en la nómina de sueldos (planilla de paga) al dólar entero más cercano. No incluyas centavos.
  • Guarda documentos o registros. Guarda todos los documentos o registros que apoyan las cantidades en tu nómina de sueldos (planilla de paga), incluyendo archivos de tiempo comprobables.
  • Cómo presentar el reporte electrónicamente (por la web). Si presentas el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) electrónicamente, o por fax, no necesitas enviar la copia original por correo postal.
  • Siempre presenta el reporte de nómina de sueldos. Debes presentar el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) aun si tu cuenta ha sido cancelada o si has programado una auditoría de prima. Presenta el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) aun si no tienes trabajadores o nómina de sueldos para ese periodo. Si este es el caso, escribe "0".

Para cambiar un reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) que ya presentaste:

  1. Escribe la palabra "REVISED" en la parte superior de la hoja;
  2. Tacha con una raya la cantidad incorrecta;
  3. Escribe la cantidad correcta a un lado;
  4. Pon tu firma, fecha y envíanos el reporte por correo electrónico (email) o por fax;

Para imprimir una copia final de auditoría o reporte de prima para tus archivos:

  1. Selecciona la palabra "Review" en el menú de Cómo presentar el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga).
  2. Desplázate hacia el periodo del reporte que quieras imprimir.
  3. Haz clic en el icono de la impresora.

Cómo sabes si tienes una cuenta de pagos a plazo

Los empleadores que realizan pagos a plazo recibirán un reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) al fin de año de la póliza. 

Te enviaremos un aviso para presentar el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) antes que termine el periodo de nómina de sueldos y así podrás calcular la prima de ese periodo. El impacto de prima de este reporte de nómina de sueldos saldrá en tu próxima factura como "final audit voluntary", lo cual muestra el impacto de prima después de presentar el reporte de nómina de sueldos del periodo de la póliza en las Cuentas de pago a plazo y Cuentas de pago anual por adelantado. 

Una auditoría final física es una auditoría realizada por un representante de SAIF. Esta persona ayudará a evaluar los archivos de nómina de sueldos (planilla de paga) para asegurar que la exactitud de la nómina de sueldos se ha presentado con las clasificaciones correctas.

Cómo presentar el reporte de nómina de sueldos

Los empleadores con cuentas de pagos a plazo recibirán una auditoría final voluntaria al fin del año de la póliza.

  1. Para empezar, mira tu Reporte de planilla de paga del seguro de compensación para trabajadores o el sistema de SAIF para presentar el reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) por la web
  2. Pagos y cómo presentar el reporte de nómina de sueldos. El reporte de nómina de sueldos (planilla de paga) debería ser la cantidad pagada a los trabajadores durante el periodo específico. Para aprender más información, mira la sección "Qué incluir el reporte".
  3. Descripción de clasificación. Esta sección muestra las descripciones de clasificación que reflejan las operaciones de tu negocio. 
  4. Código de clasificación. El código de clasificación es un número usado para las descripciones en la nómina de sueldos (planilla de paga). Para aprender más información, mira nuestra Página sobre el resumen de primas y tasas
  5. Nómina de sueldos para trabajadores cubiertos (nómina de sueldos sujeta). Incluye tu nómina de sueldos para cada código y cada periodo.
  6. Suma el total de toda la nómina de sueldos sujeta listada anteriormente. Suma las líneas de la nómina de sueldos del Paso 5.
  7. Firma el reporte y escribe el título de tu puesto, la fecha y tus datos personales.
  8. Presenta tu reporte.

¿Cómo sabes si tienes una cuenta de reportes de primas por periodo?

Tienes una cuenta de reportes de primas por periodo si completas reportes (auditorías) de nómina de sueldos (planilla de paga) y realizas pagos al final de un periodo de reportes. Te enviaremos un aviso para presentar el reporte de nómina de sueldos antes que termine el periodo de nómina de sueldos y así puedas calcular la prima de ese periodo. El impacto de prima de este reporte de nómina de sueldos saldrá en tu próxima factura como "periodo del reporte", lo cual muestra el impacto de prima después de presentar el reporte de nómina de sueldos sujeta del periodo específico de reportes. 

Una auditoría final de conciliación aparece en tu factura para conciliar todos los reportes de nómina de sueldos (planilla de paga) completados durante el periodo de reportes. Esto muestra el impacto de primas resumidas al final del periodo de la póliza para las pólizas que completan dos o más reportes de primas o pólizas en combinación. 

La auditoría final física es una auditoría realizada por un representante de SAIF. Esta persona ayudará a evaluar los archivos de nómina de sueldos para asegurar que la planilla de paga se ha presentado con exactitud y con las clasificaciones correctas.

Cómo presentar el reporte de nómina de sueldos

  1. Para empezar, mira tu hoja titulada Final auditoría del seguro de compensación para trabajadores o el reporte de prima o el sistema de SAIF para presentar el reporte de nómina de sueldos por la web.
  2. Periodo para presentar el reporte de nómina de sueldos. Empieza en la Página 1. El reporte de nómina de sueldos presentado debería ser la cantidad pagada a los trabajadores durante el periodo específico presente en el reporte. Para aprender más, mira la sección "Qué incluir en el reporte".
  3. Descripción de clasificación. Son las descripciones basadas en las operaciones de tu negocio. 
  4. Código de clasificación. Este número es usado para las descripciones en la nómina de sueldos. Para aprender más, mira nuestra sección titulada Resumen de primas y tasas.
  5. Tasa. NCCI y la compañía de seguros establecen la tasa. La tasa se aplica a cada $100 dólares en la nómina de sueldos.  
  6. Tasa ajustada. Es la tasa base más la modificación de tasación por experiencia y cualquier otro modificador de prima.
  7. Planilla de paga para trabajadores cubiertos (nómina de sueldos sujeta). Incluye tu planilla de paga para cada código y cada periodo.
  8. Calcula tu prima. Multiplica tu nómina de sueldos por tu tasa ajustada para cada clasificación en tu reporte. Para aprender más sobre cuáles trabajadores son cubiertos y cuáles no, mira la sección titulada "A quién incluir en el reporte".
  9. Total de nómina de sueldos sujeta. Suma las líneas de la nómina de sueldos del Paso 7.  
  10. Prima total. Suma las líneas de la prima del Paso 8.
  11. Lleva la cantidad de prima total a la página 2, línea 1.
  12. Hoja de trabajo para calcular la prima. Sigue las instrucciones en la página 2. Recuerda, el sistema de SAIF para presentar el reporte de nómina de sueldos por la web realiza la computación para ti.
  13. Firma el reporte, escribe tu puesto, la fecha e incluye el pago.
  14. Presenta tu reporte.

Qué incluir en el reporte

Incluye en el reporte final de auditoría o de prima los tipos de sueldos, salarios y paga.

Esta lista tiene los ejemplos sobre qué incluir en el reporte, en orden alfabético. No es una lista completa, así que si tienes preguntas o necesitas ayuda, por favor, ponte en contacto con tu agente o con SAIF. 

Qué incluir en el reporte Información adicional
Sueldos supuestos Estos trabajadores, si son cubiertos por elección o estatuto, deben ser reportados. Usa el supuesto sueldo mínimo establecido por NCCI (Consejo nacional sobre seguro de compensación) o su sueldo actual, cualquiera que sea mayor. SAIF te avisará del supuesto sueldo vigente.  

Nota: No es exigido pagar el supuesto sueldo mínimo a estos trabajadores. Solo es para el objetivo de presentar reportes de nómina de sueldos (planilla de paga):
  • Voluntarios;
  • Voluntarios municipales (no incluyas voluntarios con el código de clasificación 8411);
  • Aprendiz o trabajador bajo entrenamiento;
  • Aprendices del proyecto de educación vocacional controlado por escuela;
  • Aprendices principiantes;
  • Presos (encarcelados y servicio comunitario);
  • Principiantes de taller de refugio o clientes.
Sueldo base Salario, por hora, nómina de sueldos diaria, y demás;
De luto o con pérdida familiar Esto es ausencia pagada cuando el pariente de un trabajador muere. Estas horas se incluyen en la nómina de sueldos, a menos que se asignan como horas de vacaciones.
Bonos

Bonos para oficiales corporativos
Incluye en el reporte los bonos anticipado. La palabra "anticipado" significa que se realizan pagos extras:

  • Para redimir reducción de sueldo;
  • En lugar de aumentar el sueldo;
  • Como premio por cumplir o exceder los objetivos de producción;
  • Por absentismo o presencia en el trabajo;
  • Anualmente, y es importante reconocer que es razonable para un trabajador depender de bonos de la misma manera que el sueldo o salario regular;
  • Tiene el propósito de cubir a los oficiales corporativos quienes son directores y tienen interés de propiedad significativo. Estos son considerados en la nómina de sueldos sujeta.
Nota: Los bonos inesperados pagados más de dos veces durante el año de la póliza se convierten en bonos anticipados por la frecuencia y deben ser incluidos. Los bonos anticipados deberán ser incluidos en el reporte aunque la cantidad sea desconocida antes del pago.
Niños y niñas o parientes Si reciben sueldo;
Sueldo de comisión Incluye
Oficiales corporativos Si están en la lista de personas cubiertas en la sección "A quién incluir en el reporte";
Trabajadores domésticos Si la cobertura es respaldada en la póliza, o si es pagada por una entidad que no sea propietaria única o un socio;
Intercambio del valor del trabajo El valor del trabajo intercambiado;
Sueldo por día feriado Incluye cualquier días feriados, cumpleaños y aniversarios;
Casas o departamentos/apartamentos Valor justo de mercado incluyendo subsidio o sueldo para vivienda;
Sueldo incentivo También cuando se le conoce como bono;
Cuentas individuales de jubilación (IRA, por sus siglas en inglés) Pagos del empleador a la cuenta IRA del trabajador;
Sueldo por servicio de jurado Si es pagado por el empleador;
Partes del trabajo en contratos A menos que cumpla con las exclusiones en la información del subcontratista;
Miembros de la empresa de responsabilidad limitada Si están en la lista de personas cubiertas en la sección "A quién incluir en el reporte";
Valor de hospedaje o alimentos Siempre y cuando se menciona en tus archivos. No incluye casas o apartamentos o departamentos;
Sueldo por tiempo extra Siempre se incluye el tiempo directo.  

Por ejemplo: Si las horas de trabajo se pagan a $6 por hora, y el tiempo extra a $9 por hora por cada hora trabajada más de 8 horas por día o 40 horas por semana, usa las horas de trabajo a $6 por hora para cada hora de tiempo extra pagada. Incluye ambas secciones de las horas de trabajo y horas extras asignadas a estibadores, persona que maneja cargas, o clasificación de persona que lleva la cuenta seguido por la letra "F". 
Tiempo libre pagado (PTO) Los planes de tiempo libre pagado (PTO) reemplazan los programas tradicionales de vacaciones y programas de días libres por enfermedad pagados. 

Reconoce que al reemplazar un plan tradicional de vacaciones con un plan de PTO, la mayoría de empleadores renunciarán a la exclusión de paga de vacaciones del seguro de compensación para trabajadores. Sin embargo, algunos sueldos o pagos de PTO podrían ser excluídos si el empleador desarrolla un sistema de monitoreo para registrar tiempo libre prestablecido para vacaciones. No incluyen exámenes médicos o procedimientos prestablecidos.
Socios Si están en la lista de personas cubiertas en la sección "A quién incluir en el reporte"
Ajustes en nómina de sueldos Realizados por el empleador para aumentar los sueldos de los trabajadores al sueldo mínimo federal, estatal, o local, cualquiera que se mayor;
Días personales Incluye
Ganancias por pieza Incluye
Contribuciones antes de cobrar impuestos a los programas de beneficios en grupo Las contribuciones de trabajadores, antes de cobrar impuestos, a los programas de beneficios en grupo o programa estilo cafetería. También conocido como "planes de reducción de sueldo" donde los dólares, antes de cobrar impuestos, son restados de la planilla de paga bruta de trabajadores para pagar estos beneficios:

  • Ahorros para jubilación;
  • Seguro médico;
  • Seguro de vida;
  • Cuentas de gastos flexibles (FSA);
  • Cuentas de ahorros para gastos médicos.
Sueldo predominante (La ley Davis Bacon y salarios prevalecientes) Excepto para las cantidades de beneficios alternativos pagados directamente a un plan de pensión tercero calificado bajo las secciones IRC 401© y 501© o a un plan de seguro en grupo.
Bonos por guardar la seguridad

Éste se reporta si se paga para suplementar las reducciones de sueldos o salarios menores.  

También reportado si no se cumple el requisito que dice que los bonos serían distribuidos de acuerdo con un plan escrito acoplado estrictamente a las prácticas laborales de seguridad.  

Para aprender más detalles, mira la la guía de SAIF sobre bonos por la seguridad y programas de bonos por la seguridad.

Sueldo variable de turno Incluye
Sueldo de tiempo libre por enfermedad Incluye maternidad;
Propietarios únicos Si están en la lista de personas cubiertas en la sección "A quién incluir en el reporte";
Programas de bonos en acciones Si los trabajadores reciben acciones de la compañía como parte de sus sueldos;
Sueldo para estar en lista de espera, tiempo sin actividad, pago por estar disponible
Sueldo para viajes Sueldo pagado para cubrir el tiempo cuando viajas hacia o fuera del sitio de trabajo.

Esta lista tiene los ejemplos sobre qué excluir del reporte, en orden alfabético. No es una lista completa, así que si tienes preguntas o necesitas ayuda, por favor, ponte en contacto con tu agente o con SAIF.

Qué excluir del reporte Más información
Bonos

Sueldo de bono "inesperado" se excluye si es:

  • Un estipendio o pago arbitrario y gratuito (injustificado) realizado a cualquier trabajador, dos veces o menos en un periodo de la póliza;
  • Si no es parte de un acuerdo de empleo verbal o escrito.  

Mira la sección "Cuáles sueldos, salarios y paga a incluir" para aprender de los requisitos para presentar el reporte de bono.

Oficiales corporativos Excluido si cumplen con criterio específico en la sección "Qué incluir en el reporte";
Sueldo para trabajador doméstico Excluido a menos que la cobertura es apoyada en la póliza o a menos que el sueldo es realizado por la nómina de sueldos de una entidad que no es propietario único o socio;
Gastos

Los reembolsos de gastos y asignación de gastos fijos pagados a trabajadores pueden ser excluidos del reporte de nómina de sueldos siempre y cuando las tres declaraciones o requisitos son ciertos:

  • El gasto o asignación se realiza durante las operaciones comerciales del empleador;  

y

  • La cantidad del gasto o sueldo de asignación se muestra por separado en los registros o archivos del empleador;  

y

  • La cantidad del gasto o sueldo de asignación se aproxima a los gastos actuales incurridos por el empleador en la operación comercial del negocio. Si no hay facturas o documentos disponibles, se excluye un máximo de $75 por día o la cantidad del contrato laboral negociado.
Programa de pensión en grupo o de jubilación, cuentas de ahorros para gastos médicos (HAS), cuentas flexibles de gastos (FSA), y seguro médico o programas de seguro de vida Excluye si son pagos directos del empleador a estos programas y no realizados por medio de reducción de sueldo bruto autorizado por el trabajador.
Miembros de la empresa de responsabilidad limitada Excluye si cumplen con criterio específico en la sección "Qué incluir en el reporte".
Sueldo en exceso por tiempo extra

Excluye la porción de la tasa de tiempo extra tradicional la cual es en exceso de la tasa de tiempo directo o fijo;

Por ejemplo: Si las horas de trabajo se pagan a $6 por hora, y el tiempo extra a $9 por hora por cada hora trabajada más de 8 horas por día o 40 horas por semana, excluye los $3 extras por hora pagada por el tiempo extra.

Socios Excluye si cumplen con criterio específico en la sección "Qué incluir en el reporte"
Beneficios adicionales

Excluye si es provisto por el empleador y puede ser imponible al trabajador:

Por ejemplo:

  • Uso personal de un vehículo provisto por la compañía;
  • Vuelos en avión;
  • Vacaciones de motivación (por ejemplo: ganadores de competencias o concursos;
  • Descuentos de productos o servicios;
  • Membresía a clubes o gimnasios;
  • Seguro de vida;
  • Seguro médico del dueño;
  • Ayuda académica;
  • Gastos de mudanza y traslado.
Sueldo de trabajadores preferidos Excluye para aquellos trabajadores bajo el Programa de trabajadores preferidos;
Sueldo por participación en las ganancias La exclusión se aplica a los pagos que son anticipados por el trabajador según resumido en un programa escrito y que crea una obligación legal para realizar los pagos distribuidos de las ganancias obtenidas;
Valor de beneficios  Valor de los beneficios especiales por invención o descubrimiento individual es excluido;
Bonos por guardar la seguridad

Los pagos que son anticipados por el trabajador y distribuidos de acuerdo con un programa escrito vinculado estrictamente a las prácticas laborales de seguridad. Un bono por guardar la seguridad será incluido si es pagado para suplementar las reducciones de sueldo.

Para aprender más detalles, mira la guía de SAIF sobre bonos por la seguridad y programas de bonos por la seguridad.

Alquiler de sierra Excluye solo el trabajo realizado bajo el código de clasificación 2702: talar, industria maderera cuando los trabajadores proveen sus propios equipo o maquinaria propia, tales como motosierras. Si hay un acuerdo que el valor de alquiler del equipo está incluido en la cantidad pagada al trabajador, puedes excluir el valor de alquiler que no exceda 20% de la cantidad total pagada.
Sueldo de indemnización por despido Excluye a menos que por tiempo trabajado;
Propietarios únicos Excluye a menos que la cobertura personal ha sido respaldada en tu póliza. Para aprender más, mira la sección "A quién incluir en el reporte".
Bonos por compra de acciones Excluye la diferencia entre el precio de compra del trabajador y el precio de oferta;
Sueldo por enfermedad de terciario o seguro por incapacidad Excluye si es pagado por una tercera compañía o de seguros;
Propinas Excluye propinas y otra gratificación;
Gastos de viajes Permitido por contrato con gobierno federal, estatal, o local, en lugar de recibos comprobables para los gastos generados.
Reembolso de colegiatura o matrícula Excluye
Subsidio para uniformes Excluye uniformes exigidos para el trabajo;
Vacaciones pagadas

Excluye cuando se paga. No incluye sueldo por día feriado ni por día libre por enfermedad. Puedes excluir las deducciones del sindicato para vacaciones pagadas cuando son pagadas directamente al fondo de vacaciones pagadas del sindicato para trabajadores.

Cuando se reemplaza un programa de vacaciones pagadas tradicional con un programa de tiempo libre pagado (PTO), la mayoría de los empleadores ya no podrán excluir las vacaciones pagadas del reporte de nómina de sueldos (planilla de paga). Sin embargo, algunos sueldos o pagos de PTO podría ser excluído si el empleador desarrolla un sistema de monitoreo para registrar tiempo libre prrestablecido para vacaciones. No incluyen exámenes médicos o procedimientos prestablecidos.

Quiénes incluir en el reporte

Quiénes necesitan ser incluidos y quién puede ser excluidos en el reporte de nómina de sueldos

Nota: Esta información es guía para ayudarte a presentar el reporte de nómina de sueldos. No lo consideres como sugerencia legal. Si no estás segura si un trabajador está cubierto en la póliza, por favor, ponte en contacto con tu agente, con SAIF (800.285.8525), con la División de seguros de compesnación para trabajadores de Oregon (WCD). Puedes ver la lista completa de los trabajadores excluidos por la ley

  • Algunos trabajadores excluidos. No es exigido cubrir a todos los trabajadores en la póliza del seguro de compensación para trabajadores. Los trabajadores cubiertos en la póliza también son considerados "trabajadores sujetos". Según la ley de Oregon, es un requisito cubrir en tu póliza a los trabajadores que "empleas para realizar trabajo pagado" y quienes están bajo tu "dirección y control", excepto aquellos trabajadores excluidos bajo la ley.  
  • Algunos trabajadores que no reciben sueldo en efectivo. Sueldo (paga) podría ser algo de valor además de dinero en efectivo. Por ejemplo, dar boletos gratis para el cine a un acomodador de cine puede ser considerado como sueldo. 

  • Se podrían aplicar reglamentos especiales para cubrir a los dueños del negocio. Por favor, ponte en contacto con tu agente, o con SAIF para conseguir información sobre tu negocio específico.

Archivos o registros de tiempo comprobables

Prepara cuidadosamente tu reporte de nómina de sueldos y guarda buenos archivos o registros. Puedes reducir los gastos de tu seguro de compensación para trabajadores. 

  • Los archivos o registros de tiempo comprobable son archivos o registros apoyados por los documentos de tiempo originales y exactos guardados. El guardar documentos de tiempo incluye tarjetas de tiempo, horarios, calendarios, agenda organizadora u hojas de tiempo. No aceptaremos como comprobantes presupuestos, porcentajes o proporciones. 

  • Si guardas archivos o registros de tiempo comprobables, podrías pagar menos. En la mayoría de los casos, si tienes más de una clasificación en tu póliza de seguro y las responsabilidades de tus trabajadores cambian entre esos códigos de clasificación, puedes usar archivos o registros de tiempo comprobables para separar la nómina de sueldos (planilla de paga) de los trabajadores e incluir más de una clasificación en el reporte nómina de sueldos. Esto puede reducir tu prima.

  • Si no guardas archivos o registros de tiempo comprobables, podrías pagar más. Los reglamentos administrativos de Oregon te exigen reportar los sueldos bajo la clasificación mayor para cualquier porción de las responsabilidades de los trabajadores si decides no guardar archivos o registros de tiempo comprobables. Esto puede aumentar tu prima.

  • No aceptaremos porcentajes o porciones calculados. Los archivos o registros de tiempo comprobables deben ser apoyados por documentos originales de otros archivos o registros. Esto incluye, pero no se limita a:
    • Tarjetas de registro de tiempo;
    • Calendarios o agendas;
    • Agenda de organización;
    • Cuadernos de diario preparados por el trabajador o por el supervisor o administrador directo del trabajador.

  • Guarda o escribe con exactitud y oportunamente. Guarda o escribe el total de las horas laborales cada día en cada código de clasifiación laboral para cada trabajador que labora en más de una clasificación. También puedes usar otra manera de guardar o escribir el tiempo, por ejemplo, mensualmente, semanalmente o cada día. Guarda o escribe archivos o registros de tiempo en el momento o cerca del momento que el trabajo se realiza.

  • Los trabajadores asalariados deben registrar o escribir el tiempo laboral. Los trabajadores asalariados que trabajan en más de un código de clasificación también deben guardar o escribir archivos o registros de tiempo. Convierte sus salarios a sueldos por hora, por día, semanal, mensual o anual.

  • Incluye una descripción del trabajo realizado. Los archivos o registros deben incluir una descripción del trabajo para cada código de clasificación usado. Nota: Los archivos o registros que requieren explicación o interpretación adicional no se consideran comprobables.
     
  • Suma el total y convierte a dólares de nómina de sueldos. Saca el total del tiempo trabajado en cada código de clasificación para un periodo de paga mencionado y convierte esto a dólares de nómina de sueldos por clasificación.  

  • Prorratea la nómina de sueldos sin un código de clasificación. Prorratea la nómina de sueldos para los días feriados, los bonos inclusivos, y sueldo de día libre por enfermedad a los diferentes códigos de clasificación aplicados a cada trabajador. También realiza esto para los otros formularios de nómina de sueldos que no se aplican directamente a un código de clasificación específico. Si no prorrateas, debes asignar esta nómina de sueldos al código de clasificación mayor aplicado al trabajador.  

  • Puedes ver una hoja en blanco de registro de tiempo comprobable. Puedes conseguir una versión en PDF o en Word. El formato de este documento es sugerencia, no es un requisito.

  • Para aprender más, mira el reglamento administrativo de Oregon 836-042-0060 . Dirígete a la sección 0600 para aprender más sobre la división de nómina de sueldos de trabajadores individuales.

  • Los empleadores con código de clasificación 0083 deben guardar o escribir archivos o registros de tiempo comprobables. Por favor, reconoce que la nómina de sueldos distribuida por área no se permite para manejar ganado bajo el código de clasificción 0083.
  • Puedes separar los sueldos de trabajadores agrícolas por código de clasificación. Un empleador agrícola con más de una clasificación mencionada en su póliza puede separar los sueldos de trabajadores por código de clasificación de dos maneras. Nota: Los empleadores pueden usar solo una manera. Incluye en el reporte a todos los trabajadores usando la misma manera:  
    1. Al calcular una porción del área de cosecha en cada clasificación comparada con área total;
      o
    2. Al guardar archivos o registros de las horas usadas por cada trabajador para cada cosecha o actividad.

  • ¿No estás guardando archivos o registros de tiempo comprobables? Debes separar tu planilla de paga por los porcentajes de área. Para cada código de clasificación usado:
    1. Suma todas las diferentes áreas con cosechas en cada clasificación.
    2. Divide el área de la clasificación entre el área total. Incluye las áreas de pastoreo.
    3. Multiplica el porcentaje de cada código de clasificación por el reporte de nómina de sueldos. El resultado es la nómina de sueldos que presentar en cada código de clasificación.

 

Clasificación y códigos de clasificación

Tu negocio recibe un código de clasificación diseñado para describir tus operaciones comerciales. Este código de clasificación afecta tus tasas de prima.

  • ¿Cuál es el propósito de los códigos de clasificación? El propósito del sistema de clasificación del seguro de compensación para trabajadores es agrupar empleadores con operaciones similares en clasificaciones para que:
    • Tu clasificación asignada refleje las operaciones parecidas a los negocios como el tuyo.
    • La tasa cobrada refleje la exposición a las pérdidas comunes de los negocios como el tuyo.  
  • ¿Cómo se aplican los códigos de clasificación? Los reglamentos de clasificación se aplican por separado a cada entidad legal, aún si las entidades multiples tienen control común o mayoría.
  • ¿Qué pasa si un código de clasificación no describe tu negocio? La clasificación que mejor describe tu negocio debe ser usada o asignada.
  • ¿Qué pasa si el sistema asigna más de un código de clasificación a tu negocio? Cuando las responsabilidades de un trabajador se intercambian entre dos o más códigos de clasificación, puedes asignar sus sueldos entre las clasificaciones solo si guardas o escribes archivos o registros de tiempo comprobables.  

  • SAIF no publica los códigos de clasificación en sus páginas web. ¿Por qué no? Hay aproximadamente 550 códigos. Muchos de esos códigos son muy parecidos entre sí, pero las diferencias son importantes. Por eso deberías conseguir un experto para ayudarte con tus códigos de clasificación. Si tienes el código de clasificación incorrecto, puedes pagar más de lo necesario. Así que por favor, llámanos al 800.285.8585 con tus preguntas sobre códigos de clasificación. Aquí puedes ver más sobre los códigos de clasificaciones.

  • Cada entidad legal es clasificada. Los reglamentos de clasificación se aplican por separado a cada entidad legal.
  • La mayoría de los negocios solo tiene un código de clasificación. El sistema asigna un código básico de clasificación que describe mejor tu negocio, con algunas excepciones. Este código es para manufactura, ensamblaje, fabricación, servicios, y todos los otros tipos de negocios no listados en la sección "Reglamentos de clasificación específicos".
  • Todo el negocio recibe el código de clasificación. Tu negocio está clasificado, no los empleos individuales, ni trabajos, departamentos, ni operaciones.
  • Los negocios son clasificados por los tipos de trabajo. La mayoría de las clasificaciones básicas incluyen todos los diferentes tipos de trabajo en el negocio; por ejemplo, supervisión, seguridad, control de calidad, ingeniería, entrenamiento, almacén, despensa, cuarto de piezas, cuarto de herramientas, mantenimiento, servicios de conserjería o de limpieza, vigilantes, seguridad, servicio de envío y recibo. Hay ciertas excepciones en las industrias forestales, madererías y transporte por camiones.
  • El sueldo no relacionado al trabajo cae bajo el mismo código de clasificación. Los tipos de sueldos no relacionados al trabajo son asignados al código de clasificación para el trabajo normalmente realizado por el trabajador. Los ejemplos incluyen día festivo, ausencia por enfermedad, bonos incluidos, reuniones, entrenamiento, reuniones de seguridad, sueldo para estar en lista de espera, tiempo sin actividad o sueldo para estar disponible. Mira la sección "Archivos o registros de tiempo comprobables" para trabajadores asignados a más de una clasificación.

  • ¿Cuándo tu negocio recibe más de un código de clasificación? El sistema asigna más de un código de clasificación si la clasificación básica describiendo tu negocio requiere que ciertas operaciones sean clasificadas por separado o si tienes más de un negocio .
  • Tu negocio debe cumplir con 3 condiciones para calificar. Para conseguir una clasificación por separado, tu negocio adicional o negocio secundario debe cumplir con estas 3 condiciones. Si el negocio adicional o secundario no cumple con estas condiciones, debe ser clasificado por separado solo si la tasa para el negocio adicional es mayor que o igual a la clasificación básica del negocio principal. Tu negocio debe:  
    1. Existir como un negocio separado si el negocio principal deja de existir;
    2. Localizado por separado: en un edificio separado, piso separado, o físicamente separado del negocio principal por paredes o tabiques estructurales;
    3. Guardar archivos o registros de nómina de sueldos por separado para cada operación.

Algunas operaciones de un negocio son tan inusuales que son clasificadas por separado aunque no son realizadas como un negocio secundario. Estos son algunos ejemplos comunes:

  • Aviación (todas las operaciones de vuelos y personal de tierra); 
  • Nueva construcción o alteraciones; 
  • Operaciones de aserraderos; 
  • Estibadores.

Si no estás de acuerdo con un código de clasificación asignado a tu póliza, puedes apelar.

  • Ponte en contacto con tu representante de SAIF para tratar de resolver el litigio.
  • Si todavía no estás de acuerdo con el punto de vista de SAIF:  
    • Envía una petición escrita al administrador de servicios legislativos del NCCI (Consejo nacional de seguro de compensación):
      • Michael Craddock
        Underwriting dispute consultant
        NCCI, Inc.
        901 Peninsula Corporate Circle
        Boca Raton, FL, 33487-1362
        Tel.: 561.706.4579
        Fax: 561.893.5365
        michael_craddock@ncci.com
    • Presenta documentos apoyando tu punto de vista, incluyendo el registro de tus intentos para resolver el litigio.  
    • El administrador de servicios legislativos indagará cada área de inquietud y proveerá una explicación por escrito sobre la aplicación correcta del reglamento o clasificación en litigio.  
  • Si no estás de acuerdo con la explicación provista por el administrador de servicios legislativos del NCCI, ellos programarán una reunión frente al comité de evaluación y consultivo del sistema de clasificación de seguros de compensación para trabajadores (ORAC, por sus siglas en inglés) tan pronto como se presente aviso escrito del litigio en desarrollo. El servicio de resolución del litigio de ORAC permite a los empleadores y compañías de seguros a resolver conflictos sin gastos legales y asuntos posibles. Un empleador que cree que los reglamentos o clasificaciones del sistema de compensación para trabajadores no se han aplicado adecuadamente a su póliza puede pedir ayuda de ORAC para resolver el litigio.  
  • ORAC tiene la autoridad para considerar o escuchar el litigio relacionado con:
    • Los factores de modificación de tasa por experiencia;
    • Asignaciones de códigos de clasificación;  
    • Aplicación de los reglamentos en los manuales de NCCI.