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Trabajadores fuera del estado

Si tienes trabajadores en otros estados, o traes trabajadores a Oregon de otros estados, necesitas determinar si tu póliza de seguro de compensación para trabajadores cubre a estos trabajadores, o si debes conseguir seguro de compensación para trabajadores, y cómo presentar el reporte de planilla de paga y reclamos de estos trabajadores. SAIF solamente puede asesorarte cómo enviarnos el reporte de planilla de paga; si tienes trabajadores en otros estados, necesitas ponerte en contacto con las agencias regulatorias apropiadas para aprender sobre cobertura y otros requisitos legales. Nuestros clientes con este tipo de trabajadores necesita una póliza en los estados donde trabajan para evitar el potencial incumplimiento con algunos requisitos regulatorios de algunos estados, y asegurar suficiente cobertura para esos trabajadores. Con una póliza por medio del programa de cobertura en otros estados de SAIF (a través una asociasión con Zurich) protege a empleadores y permite a SAIF ayudar con el proceso eficaz de reclamos y el reporte apropiado de planillas de paga. Sin embargo, también puedes conseguir una póliza con otras compañías de seguros para esos estados. Si te preocupa tener suficiente cobertura para esos trabajadores, por favor, ponte en contacto con SAIF o con tu agente para hablar si la cobertura es apropiada.

Estos son los trabajadores que tu póliza no cubre:

  • Tu póliza de Oregon no cubre a los trabajadores contratados para trabajar permanentemente fuera de Oregon;
  • Tu póliza de Oregon podría excluir a los trabajadores contratados para trabajar fuera del estado, específicamente solamente una vez;
  • Tu póliza de Oregon podría excluir a los trabajadores fuera de Oregon contratados para un trabajo temporal en Oregon.

Trabajadores de Oregon trabajando temporalmente fuera de Oregon

Tu póliza de seguro de compensación para trabajadores cubre a los trabajadores de Oregon con trabajos que podrían ser temporales en otro estado. Debes presentar el reporte de planilla de paga y reclamos de trabajadores a SAIF.

Si una compañía de seguros requiere la planilla de paga de un trabajador o grupo de trabajadores con fuerte conexión a Oregon para otro estado y para reportarlo a ese estado, por favor, ponte en contacto con SAIF para hablar si la planilla de paga de alguno de esos trabajadores o grupo de trabajadores debería ser presentada a SAIF y, si se aplica, cómo el programa de Cobertura en otros estados de SAIF, en asociación con Zurich, permite a SAIF ayudar con el proceso eficaz de reclamos y el reporte de planilla de paga apropiado.

Normalmente, SAIF no cobra cuotas por el reporte de planilla de paga reportado a la agencia de seguros en otro estado. Es importante notar que si SAIF debe aceptar un reclamo, podemos cobrar retroactivamente por ese trabajador y es posible, dependiendo en las circunstancias, por otros trabajadores en situación similar. Esto puede suceder aunque la compañía de seguros del otro estado presente el reporte de planilla de paga a otro estado. SAIF no puede negar el reclamo de un trabajador sujeto a Oregon solamente porque él o ella tiene un reclamo aceptado por la misma lesión en otro estado. Sin embargo, la ley permite a SAIF coordinar los beneficios con el otro estado.

Trabajadores de otro estado trabajando temporalmente en Oregon

Si uno de tus trabajadores contratado para trabajar en otro estado viene a Oregon temporalmente a realizar trabajo incidental al empleo en otro estado, no presentes el reporte de planilla de paga o reclamos de esos trabajadores a SAIF.

Cómo presentar el reporte de propinas

La manera de presentar el reporte de propinas se determina individualmente para cada trabajador. Los errores comunes en el reporte de planilla de paga incluyen presentar el reporte basado solamente en el estado donde se realiza el trabajo, o en el estado de domicilio del trabajador. Cuando hay reclamos de compensación para trabajadores, por lo general, es mucho más eficaz al principio presentar reclamos donde la planilla de paga se reporta. 

Cumplimiento en otros estados

Aunque tengas cobertura de SAIF en Oregon, otros estados pueden requerir que obtengas cobertura en esos estados. Si no lo haces, puedes ser considerado un empleador fuera de cumplimiento en ese estado. Si el estado donde conseguiste un contrato no reconoce la cobertura de Oregon, podrías ser responsable de los gastos de reclamos, tarifas y multas.

Ya que las leyes varían en cada estado, recomendamos enfáticamente que antes de empezar el trabajo, te pongas en contacto con la agencia regulatoria en el otro estado para determinar sus requisitos. Para ver una lista completa de las agencias regulatorias en otros estados, visita el sitio web de la División de compensación para trabajadores de Oregon.

Cobertura en otros estados

SAIF y Zurich tienen un contrato para proveer soluciones a seguros (llamada cobertura en otros estados) para tus necesidades de cobertura en todos los estados excepto en aquellos que no permiten seguro de compensación para trabajadores privado (North Dakota, Ohio, Washington y Wyoming).

Si necesitas cobertura en otros estados, por favor, ponte en contacto con tu agente. Puedes ver más información en la página web Cobertura en otros estados

Cambio al estatus de un trabajador

Un trabajador contratado para trabajar en otro estado puede convertirse en un trabajador sujeto a Oregon, y un trabajador sujeto a Oregon también puede ser sujeto simultaneamente a otro estado. No siempre es claro o fácil determinar el estado más apropiado donde presentar el reporte de planilla de paga. Si tienes trabajadores que laboran en más de un estado durante el año, debes ponerte en contacto con tu agente o SAIF para recibir consejos sobre el reporte de planilla de paga y cómo presentar reclamos.

También, la subjetividad puede cambiar dependiendo de las circunstancias. El estado donde el trabajador es sujeto puede cambiar de manera que el reporte de planilla de paga y los reclamos deben ser presentados en el estado diferente; las dos maneras más comunes que pueden cambiar son:

Pausa (descanso) de empleo | Una pausa o descanso de empleo es cuando el empleo vigente termina y después el trabajador es contratado otra vez.

Si un trabajador estaba trabajando en otro estado, y el empleo termina y el trabajador es recontratado para trabajar en Oregon, la planilla de paga y los reclamos del trabajador deben ser presentados a SAIF a partir de la fecha de reempleo.

Si solamente hay una pausa mientras el trabajador y empleador esperan el trabajo nuevo, es posible que el empleo no tenga pausa y no habrá cambio al estatus del trabajador.

Traslado de empleo | Un traslado de empleo permanente es cuando un trabajador contratado en un estado y es designado permanentemente a trabajar en otro estado. Si un trabajador de otro estado ha sido trasladado permanentemente a empleo en Oregon, la planilla de paga y los reclamos del trabajador deben ser presentados a SAIF por el trabajo realizado en Oregon.

Circunstancias especiales

No siempre es fácil o claro determinar el estado correcto de jurisdicción. Si tienes trabajadores en las siguientes situaciones donde podrían trabajar en otros estados, ponte en contacto con tu agente o SAIF para recibir consejos sobre cómo presentar planilla de paga y cómo presentar reclamos.


Cómo protegerte a ti mismo

  • Ponte en contacto con cada estado para aprender sobre los requisitos de cobertura en ese estado antes de enviar trabajadores a ese estado;
  • Pregunta a tu compañía de seguros vigente si esperan recibir planilla de paga y reclamos del trabajador en los estados donde el trabajador realiza el trabajo;
  • Pide a tu compañía de seguros en el estado donde el trabajador labora que presente un certificado de cobertura extraterritorial en cada estado donde tienes trabajadores;
  • Confirma que los reclamos de tus trabajadores de Oregon que laboran temporalmente fuera de Oregon sean presentados a SAIF, a menos que el otro estado requiera cobertura;
  • Consigue una póliza "si acaso" en otros estados donde podrían estar tus trabajadores.

Recuerda: La responsabilidad final de cumplir con los requisitos de cobertura del seguro te corresponde a ti. Para conseguir ayuda, ponte en contacto con tu agente o representante de SAIF.