Auditoría de prima
Es importante que los registros o documentos de tu planilla de paga sean exactos, porque son una pieza clave para determinar cuánto pagas por tu seguro de compensación para trabajadores, y para establecer el reporte imparcial de planilla de paga para todos los empleadores en Oregon.
La auditoría de prima es una evaluación de las operaciones comerciales de un negocio y las responsabilidades de trabajadores, y es una revisión de los registros de planilla de paga y los documentos de contabilidad. Los reglamentos administrativos de Oregon requieren a las compañías de seguros a investigar todos los recursos posibles de las ganancias de trabajadores, incluyendo los pagos por empleo de contrato no asegurado.
Las normas son seleccionadas para auditoría de prima basadas en estándares múltiples, incluyendo tamaño, características de tasación, y reglamentos del negocio.
Nuestra meta es confirmar el reporte exacto de planilla de paga, el cual determina la prima que pagas. Los auditores verifican que presentaste correctamente el reporte de todos los trabajadores sujetos en la clasificación de tasa. Tienes la responsabilidad de documentar la planilla de paga bruta, sujeta y excluida por trabajadores y resumida por clasificación. Aprende más sobre cómo presentar un reporte de planilla de paga.
Cuáles registros o documentos son revisados
Los registros o documentos revisados dependen del tipo de registros que guardas. Una evaluación de auditoría puede incluir:
- Entrevista oral y recorrido de las instalaciones o sitio;
- Descripciones de las tareas de trabajadores;
- Información básica de tu póliza;
- Estado de posesión de tu negocio;
- Clasificaciones de tasa;
- Registros o documentos de planilla de paga;
- Reportes de desempleo estatal y del formulario federal 941;
- Formulario 943 annual del rancho o lugar de trabajo;
- Declaración de impuestos de ingresos;
- Cuaderno de pagos en efectivo;
- Caja registradora;
- Estados de cuenta bancaria;
- Libro general de contabilidad;
- Contratos y facturas laborales;racts/invoices
- Reportes del costo laboral;
- Área total por cosecha del rancho o lugar de trabajo;
- Certificados de seguro para los subcontratistas, o;
- Registro de contratistas independientes con la Junta de Contratistas en la Construcción;
- Registro con la Junta de Contratistas en Jardinería;
- Acuerdos de trabajo por contrato;
- Registros verificables de tiempo usados para dividir la planilla de paga por clasificación de trabajo;
- El auditor podría pedir otros registros cuando sea necesario.
Apelación contra auditoría de prima
Si estás en desacuerdo con los resultados de una auditoría de prima realizada por SAIF, tienes el derecho regulatorio a apelar tu auditoría al departamento de servicios para consumidores y negocios (DCBS, por sus siglas en inglés) de Oregon.
Debes presentar tu apelación directamente a DCBS a no más tardar de 60 días de la fecha que recibiste el reporte final de auditoría inicial o enmendado. El periodo de 60 días para iniciar tu petición continúa, aunque SAIF esté trabajando contigo para intentar de resolver el desacuerdo. La carta final de facturación de auditoría de prima tendrá instrucciones sobre cómo puedes apelar la auditoría.