La norma de SAIF es proteger la privacidad de los trabajadores lesionados y los registros de las cuentas del empleador, y mantener la confidencialidad de toda la información del legajo de la reclamación y otra información personal y confidencial, a menos que la ley requiera o permita su revelación.
Esta norma se basa en cuatro conceptos:
- Los empleados de SAIF necesitan información privada para hacer su trabajo.
- Gran parte de esa información es extremadamente personal y la ley protege su diseminación.
- El acceso a la información está restringido a la información que el empleado necesita para hacer su trabajo.
- Todos los empleados comparten la responsabilidad de proteger la confidencialidad de la información.
HIPAA
Los requisitos de la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés) no se aplican a la información que se proporciona dentro del sistema de compensación para trabajadores. 45 CFR §184.512(l). Sin embargo, otras leyes se aplican para proteger la confidencialidad de la información de las reclamaciones.
Información del trabajador lesionado
La ley de Oregón requiere que las aseguradoras mantengan la confidencialidad de los registros médicos y vocacionales del trabajador. Esos registros sólo se pueden revelar al trabajador.
Hay cinco excepciones muy limitadas a esta regla, en la que los registros médicos y vocacionales de un trabajador se pueden revelar, pero sólo para un propósito relacionado con la compensación para trabajadores:
- La revelación que se hace con el consentimiento del trabajador o del beneficiario del trabajador.
- La revelación que es razonablemente necesaria para que la aseguradora o su agente de reclamaciones asignado administre, defienda o ajuste reclamaciones, acciones judiciales o acciones, o para realizar cualquier otra función que requiera o surja del capítulo 654, 655, 656 o el contrato de seguro de ORS.
- La revelación para detectar o prevenir actividad criminal, fraude, tergiversación material o no revelación.
- La revelación que está en conformidad con un acuerdo escrito que requiere que la parte destinataria mantenga la confidencialidad de los registros.
- La revelación que de otro modo la ley requiere o permite.
SAIF instruye a su personal a administrar las reclamaciones de acuerdo con la ley.
Además, SAIF ha determinado que los registros médicos y vocacionales de un trabajador no se revelarán a un empleador a menos que:
- Los registros se soliciten para un propósito de compensación para trabajadores;
- El empleador haya firmado un acuerdo de confidencialidad; y
- El trabajador haya firmado un permiso específico permitiendo que el empleador tenga copias de los registros médicos y vocacionales del trabajador.